مقالات و پایان نامه ها

تفویض اختیار موفقیت آمیز، چیجوری انجام می شه؟ 

 

به دلیل فشار کاری زیاد، بار زیادی رو به دوش می کشین و همیشه استرس دارین؟ یا کارتون به توجه به بن بست رسیده؟ اگه اینطوریه، پس باید مهارتای تفویض اختیار رو در خودتون تقویت کنین!

اگه به تنهایی کار می کنین، علیرغم سخت کوشی، فقط می تونین حجم محدودی از کاراتون رو به اتمام برسونین. در حالی که در طول روز، ساعات زیادی واسه کار کردن هست و کارهای زیادی می تونه درزمان این ساعات انجام شه. اگه افراد زیادی وجود داشتن که می تونستن در انجام این وظایف به شما کمک کنن، همه کارا بر وفق مراد بود. اما این افراد کم هستن و واسه همین، میزان موفقیت شما در انجام همه وظایف تون محدوده.

با وجود این، اگه در کارتون خِبره باشین، بقیه بیشتر از این، از شما انتظار دارن. این انتظار باعث می شه دچار استرس شید و بارِ زیادی رو به دوش بکشین. طبیعتا نمی تونین هر چیزی که رو که بقیه از شما می خوان، بکنین. قرار گرفتن در این موقعیت، شما رو مضطرب و ناراحت می کنه، چون ممکنه بقیه رو ناامید کنین.

به هرحال، اگه به جنبه ی مثبت انتظارات بالا نگاه کنیم، خواهیم دید که این انتظارات می تونن فرصت فوق العاده ای واسه شکست دادن محدود کردنا باشن. اگه بتونین این فرصتا رو شناسایی کنین، به موفقیت واقعی دست پیدا می کنین!

یکی از عادی ترین روشای شکست دادن محدود کردن، اینه که یاد بگیرین چیجوری کاراتون رو به بقیه واگذار کنین. حتی اگه در کارتون «درجه یک» باشین، بازم به کمک و حمایت نیاز دارین. طلب کمک از بقیه عیب نیس. غرور رو کنار بذارین و واسه استعداد بقیه احترام قائل شید. به یاد داشته باشین هیچ بعضی وقتا به تنهایی موفق نخواهید شد. وقتی بقیه رو در موفقیت خود سهیم بدونین و از اونا تشکر کنین، به خود، هم تیمیا و حامیان تون ارج می نهید. اگه این کار رو خوب انجام بدین، می تونین به سرعت، یک تیم قوی و موفق داشته باشین که قادر به برآوردن نیازای دیگرانه. واسه همین، تفویض اختیار مهارت خیلی مهمیه که باید اونو یاد بگیرین!

چرا مردم کاراشون رو به بقیه واگذار نمی کنن

واسه درک چگونگی روش درست تفویض اختیار، دانستن دلایل خودداریِ افراد از این کار خیلی دارای اهمیته . آسون بگیم، مردم کاراشون رو به بقیه واگذار نمی کنن، چون این کار، به مقدمات زیادی نیاز داره.

گذشته از این، کدوم یک آسون تره؟ اینکه خودتون طراحی و نوشتن محتوای بروشوری که محصول جدیدی رو تبلیغ می کنه به عهده بگیرین یا بذارین اعضای یک تیم، این کار رو واسه شما بکنن؟ شما محتوا رو مثل کف دست می شناسین. در خواب هم می تونین به جملات تبلیغی فکر کنین. طراحی و نوشتن اون واسه شما کار تقریبا آسانیه، حتی می تونه سرگرم کننده هم باشه! اما سؤال اینست: « با این کار، از زمان تون به درستی استفاده می کنین؟»

با وجود این که در ظاهر، انجام این کار به وسیله خودتون از توضیح راه حلای پایه ای بروشور به فردی دیگر، آسون تره، دو دلیل مهم واسه بهتر بودن تفویض اختیار به دیگری هست:

  • اگه شما مثلا توانایی هدایت و اجرای یک کمپین تبلیغاتی رو داشته باشین، این احتمال هست که با پیشرفت ی بیشتر راه حلا و پرداختن به ایده های جدید، از مهارتاتون بهتر استفاده شه. در حالی که اگه خودتون به تنهایی کار رو انجام بدین، نمی تونین از زمان تون به بهترین شکل استفاده کنین.
  • با مشارکت دادن با معنی بقیه در پروژه، مهارت ها و تواناییای اونا رو هم گسترش میدید. این به اون معناست که بار دیگری که پروژه مشابهی به شما پیشنهاد شد، می تونین اونو با اطمینان بیشتری به بقیه واگذار کنین، در حالی که میدونید با وجود مشارکت کمتر شما، نتیجه کار خوب هستش.

تفویض اختیار، امکان استفاده ی بهینه از زمان و مهارت هاتون رو فراهم می کنه و به افراد دیگر تیم کمک می کنه تا استعدادهایشان رو در سازمان به بالاترین حد ممکن برسانند.

چه هنگام تفویض اختیار کنیم

اگه تفویض اختیار به درستی انجام شه، پس ی اون هر دو طرف برنده هستن. با وجود این، نباید هر کاری رو به بقیه واگذار کنین. واسه تعیین اینکه چه هنگام، تفویض اختیار مناسب ترین تصمیمه، باید این پنج سوال کلیدی رو از خود بپرسید:

  • فرد دیگری هست که واسه انجام این کار، اطلاعات یا تخصص لازم رو داشته باشه (یا بشه اطلاعات لازم رو به اون داد)؟ در اصل، این کاریه که فرد دیگری بتونه بکنه، یا حتما خود شما باید اونو انجام بدین؟
  • این کار فرصت رشد و پیشرفت ی مهارتای فرد دیگری رو فراهم می کنه؟
  • این کاریه که در آینده همینطوری، تکرار میشه؟
  • شما واسه واگذاری درست کار، زمان کافی در اختیار دارین؟ واسه آموزش کافی، واسه سوال و جواب، واسه نظارت بر پیشرفت کار و در صورت نیاز دوباره کاری، باید زمان کافی وجود داشته باشه.
  • این کار در موفقیت سازمان نقش اساسی نداره؟ وظایف لازم واسه رسیدن به موفقیت در دراز مدت (مثلا، استخدام افراد مناسب واسه تیم) نیازمند توجه و دقت شمان.

اگه بتونین کمه کم به بعضی از سوالای بالا جواب «مثبت» بدین، پس باید بدونین که این کار ارزش واگذاری به بقیه رو داره.

نکته:

عوامل دیگری که در بررسی توانایی واگذاری یک کار مهم هستن، عبارتند از:

۱. جدول زمانی/ مهلت پروژه.

-واسه انجام کار چقدر زمان دارین؟

-اگه کار واسه اولین بار، درست انجام نشه، فرصت انجام دوباره ی اون هست؟

-نتایجِ انجام ندادن به موقع کار چه هستن؟

۲. انتظارات یا اهداف شما واسه پروژه یا کار عبارتند از:

-چقدر مهمه که نتایج، از بالاترین کیفیت ممکن بهره مند باشن؟

– رسیدن به یک نتیجه «حداقلی»، کافیه؟

– شکست، سرنوشت ساز هستش؟

-میزان اثر شکست بر مسائل دیگر، چقدره؟

با در نظر گرفتن نکاتی که گفته شد، فراهم بودن همه این شرایط، بازم نتیجه موفق تفویض اختیار رو تضمین نمی کنه. علاوه بر این، باید در انتخاب فرد (یا افرادی) که واسه تفویض اختیار انتخاب می کنین، دقت کنین.

کی رو واسه واگذاری انتخاب کنیم و چیجوری این کار رو انجام بدیم

پس از قطعی شدن تصمیم تفویض اختیار به فرد دیگر، عواملی هستن که باید اونا رو در نظر بگیرین.

باید کار رو به کی واگذار کنین؟

عواملی که باید در نظر بگیرین، عبارتند از:

۱. تجربه، علم و مهارتایی که فرد هنگام انجام کار، از اونا استفاده می کنه.

  • فرد انتخاب شده، الان چه اطلاعات، مهارت ها و نگرشی داره؟
  • شما واسه دادن هر گونه آموزش لازم، وقت و منابع در اختیار دارین؟
این مطلب مشابه را هم بخوانید :   مبانی نظری اعتماد سازمانی

۲. سبک کاری مورد پسند این فرد.

  • این فرد چقدر مستقله؟
  • این فرد از شغل خود چه انتظاراتی داره؟
  • این فرد چه علایق و اهداف بلندمدتی داره و این علایق و اهداف چیجوری با کار پیشنهاد شده به اونم جهت می شن؟

۳. حجم کاری الان این فرد.

  • این فرد واسه انجام کار بیشتر، وقت داره؟
  • واگذاری کار شما لازمه بَر هم زدن و تغییر مسؤولیتای دیگرِ فرد می شه؟

نکته:

شاید وقتی واسه اولین بار کاری رو به فردی واگذار می کنین، فهمیده باشین اون در مقایسه با خودتون، واسه انجام کار به زمان بیشتری نیاز داره. دلیل اون اینست که شما در این کار متخصص هستین و اون هنوز در حال یادگیریه. صبور باشین: اگه فرد درستی رو انتخاب کرده باشین و کار واگذاری رو به درستی انجام داده باشین، این فرد به زودی ماهر و قابل اعتماد میشه.

چگونگی تفویض اختیار

تفویض اختیار رو با روشن کردن نتیجه مطلوب واسه افرادی که کار رو به اونا واگذار کردین، شروع کنین. برنامه نظارتی تنظیم کنین، محدود کردنای کار رو شناسایی کنین و حمایت کافی به عمل بیارین، اما از پس گرفتن اختیاری که قبلا به کسی واگذار کردین؛ خودداری کنین. با هم با پیشرفت کار، به روز شید و به جای فرآیند و نحوه انجام وظیفه، روی نتیجه کار تمرکز کنین. آخرسر، بعد از تموم شدن کار، از افرادی که سزاوار تشویق هستن، تشکر کنین. از اصول زیر استفاده کنین تا تفویض اختیار رو با موفقیت انجام بدین:

۱. نتیجه ای رو که می خواید دریافت کنین، به روشنی بگید. تو ذهن تون با فکر کردن به نتیجه پایانی شروع کنین و نتایج مورد انتظار رو مشخص کنین.

۲. محدود کردنا و مرزها رو به روشنی مشخص کنین. مرزهای اختیار، مسؤولیت و پاسخگویی رو تعریف کنین. فرد باید:

  • صبر کنه تا به اون بگید چه کاری رو بکنه؟
  • بپرسد که چه کاری رو بکنه؟
  • پیشنهاد کنه که چه کاری باید انجام شه و بعد وارد عمل شه؟
  • کارش رو بکنه و فورا نتیجه رو گزارش بده؟
  • کارش رو شروع کنه و به شکل دوره ای گزارش بده؟

۳. در صورت امکان، افراد دیگری رو در مراحل واگذاری مشارکت بدین. به اونا قدرت بدین تا تصمیم بگیرن که چه کارایی، در چه زمانی به اونا واگذار شه.

۴. میزان مسؤلیت رو با میزان اختیار، برابری بدین. شما می تونین بعضی از مسؤولیتا یتان رو واگذار کنین، اما نمی تونین پاسخگویی پایانی رو هم واگذار کنین. مسؤلیت پایانی کار به گردن خود شماس!

۵. کار رو به افرادی با پایین ترین جایگاه سازمانی ممکن واگذار کنین. کسائی که بیشترین نزدیکی رو با کار دارن، بهترین گزینه ها واسه انجام کار هستن، چون دقیق ترین اطلاعات رو درباره جزئیات کار دارن. شما با واگذاری کار به این افراد، کارایی تیم و امکان پیشرفت این افراد رو بالا می برین.

۶. حمایت کافی کنین و واسه پاسخگویی به سوالا در دسترس باشین. از راه ارتباطات و نظارت و تهیه ی منابع و اعتمادسازی، موفقیت پروژه رو تضمین کنین.

۷. بر نتایج تمرکز کنین. بیشتر به پیشرفت بدین تا جزئیات انجام کار: راه شما حتما تنها راه یا بهترین راه موجود نیس! به فرد اجازه بدین، کنترل روش ها و فرآیندهای خودش رو در دست داشته باشه. این آزادی، زمینه موفقیت و اعتماد رو فراهم می کنه.

۸. از محول شدن دوباره کار به خودتون خودداری کنین. اگه مشکلی هست، به فرد منتخب اجازه ندین تا مسؤلیت کار رو دوباره به گردن شما بندازه: از اون درباره راه حلای پیشنهادی اش سؤال کنین، اما فورا جواب رو در اختیار اون قرار ندین.

۹. انگیزه و تعهد بسازین. درباره اثر موفقیت بر پاداشای پولی، فرصتای آینده، به رسمیت شناختن سعیا و دیگر نتایج مطلوب، صحبت کنین.

۱۰. کنترل امور رو در دست داشته باشین.

  • درباره جدول زمانی و مهلت به اتمام رساندن کار صحبت کنین.
  • در جدول زمانی، تاریخی رو واسه بررسی روند پیشرفت پروژه مشخص کنین.
  • در صورت ضرورت، اصلاحاتی رو انجام بدین.
  • واسه بررسی تموم کارهای واگذار شده، حوصله به خرج بدین.

در بررسی کامل تموم این نکات کلیدی، قبل و بین مراحل واگذاری، خواهید دید که عمل واگذاری رو با موفقیت بیشتری انجام میدید.

حفظ نظارت

حالا که مراحل بالا رو انجام دادین، حتما اعضای تیم خود رو به درستی، توجیه کنین. واسه توضیح دلیل انتخاب اونا واسه کار، انتظاراتی که بین پروژه از اونا میره، اهداف خود واسه پروژه، همه برنامه های زمانی و مهلتا و منابعی که می تونن از اونا استفاده کنن، حوصله به خرج بدین و بر سر تاریخِ نظارت بر پروژه و به روزرسانی روند پیشرفت، با اونا به توافق برسین.

در آخر، مطمئن شید که اعضای تیم به حساسیت شما نسبت به باخبر شدن از مشکلات و در دسترس بودن تون واسه هر گونه سؤال یا راهنمایی، آگاه هستن.

همه ما میدونیم که به عنوان مدیر، نباید از راه و روش مدیریت خُرد استفاده کنیم. با این حال، این بدین معنا نیس که کلا، کنترل و نظارت بر امور رو هم واگذار کنیم: واسه واگذاری مؤثر، باید بین آزادی دادن به افراد واسه استفاده از توانایی هاشون و نظارت و حمایت کافی واسه تضمین انجام درست و مؤثر کار، تعادل بسازیم. (این کار در بعضی مواقع به سختی امکان پذیره)

اهمیت پذیرش کامل

وقتی کار واگذار شده به شما تحویل داده می شه، زمانی کافی واسه بررسی اون در نظر بگیرین در صورت امکان، فقط کاری رو قبول کنین که کیفیت خوبی داره و کامل انجام شده. اگه کاری رو قبول کنین که از نتیجه اون راضی نیستین، اعضای تیم شما یادنمی گیرن که کار رو به درستی بکنن. بدتر از اون پذیرش کاریه که مجبورتان کنه تا خودتون دوباره اونو کامل کنین. این پذیرش، به حجم کاری شما می افزاید و به این معناست که شما حتی واسه انجام درست کارهای خودتون هم زمان کافی نخواهید داشت.

به یاد داشته باشین که وقتی کار خوبی به شما تحویل داده می شه، حتما سعی فرد (یا افراد) رو تایید و از اون تقدیر کنین. شما به عنوان رهبر تیم، باید عادت کنین هر بار که اعضای گروه، شما رو با کارکرد خوب شون تحت اثر قرار میدن، از اونا تعریف کنین. این سعی از طرف شما اثر زیادی در ایجاد اعتماد به نفس و کارایی اعضای تیم داره، خصوصیاتی که در پروژه بعدی به کیفیت شون اضافه میشه و پس، هر دو طرف در این پروژه برنده هستن.

Leave a Reply