در بعضی از پرونده ها ممکن است برگ های بسیار بزرگی از نظر اندازه طولی و عرضی مانندنقشه های زمین یا ساختمان یا اسناد زراعی و اسناد قدیمی یک برگ وجود داشته باشد اگر آنها را همان طور که تا شده به زیر منگنه ببریم در موقع مطالعه پرونده، باز کردن ممکن نخواهد بود مگر با پاره کردن این اوراق این است که ورقه را ابتدا بطور کلی باز کرده ودرجای خود قرار دهیم سپس گوشه بالایی طرف چپ را با سایر اوراق منگنه می کنیم و پس از این که کار منگنه پرونده تمام شد و به همدیگر بسته شد ورقه را در دو یا سه لا تا کرده و در داخل پرونده قرار دهیم بطوری که درموقع ملاحظه بتوان آن را به آسانی باز کرده و دوباره جمع نمود .
ک: لاک و مهر کردن
گاهی در بعضی پرونده ها به لحاظ اهمیت آن حتی به لاک ومهر کردن نیاز پیدا می شود برای این کار لاک رایک ماده قهوه ای رنگ است بوسیله شعله کبریت ذوب روی اتصا مقوا و منگنه با اوراق و نخ می ریزند وپس از اینکه مقدار سرد شد مهر را روی آن می گذارند و نقش مهر روی آن می ماند.
ل: قرار دادن پرونده ها در داخل کارتن بند دار
برای نگهداری پرونده ها از کارتن بنددرا استفاده می شود جنس این کارتن ها باید از نوع مرغوب ومحکوم در اندازه بزرگ باشد به نسبت گنجایش کارتن و حجم پرونده ها در هر کارتن می توان ۲۵ یا ۵۰ پرونده قرار داد.
م: طرز نوشتن پوشه پرونده ها
روی پوشه باید این مشخصات باشد
۱ـ کلاسه پرونده ۲ـ تاریخ ۳ ـ مشخصات طرفین دعوی ۴ ـ موضوع پرونده ۵ـ در پرونده مختومه شماره و تاریخ دادنامه هر چند نوشتن این موارد از وظایف منشی یا متصدی ثبت پرونده است، اما اگر از این موارد نوشته نشده باشد باید بایگان آن را قید نماید .
نصب اتیکت روی کارتن ها
برای تهیه اتیکت از پوشه مقوایی رنگی یا مقوای رنگی استفاده می شودمقوا را دراندازه های معین و یکسان مثلاً عرض ۴ و طول ۶ سانتی متر تهیه می نمائیم ( اگر دولا باشد بهتر است ) وقسمت وسط بالای اتیکت را سوراخ و منگنه می نمائیم البته هربایگان با توجه به سلیقه ونظر خود می تواند اتیکت را درهر شکل که بخواهد تهیه نماید مثلاً ـ مربع ، مستطیل ، لوزی ، دایره ، ولی باید توجه داشت که اتیکت ها یک شکل و یک اندازه باشند و بهتر است برای جریانی هر سال از یک رنگ و برای مختومه هر سال نیز از یک رنگ جداگانه استفاده شود.
حال که اتیکت ها آماده شدند شماره و مشخصات کارتن را روی آن با خط درشت مثلاً با ماژیک می نویسیم به عنوان مثال برای کارتن اول جریانی شعبه اول عمومی سال ۸۲ که ۵۰ پرونده درداخل آن قرار داده ایم و می نویسیم جریانی ۸۲ شعبه اول عمومی از ۱ تا ۵۰ و به همین منوال برای سایر کارتن ها نوشته می شود پس از تهیه اتیکت ها قسمت پایین یکی از طرفین کارتن در قسمت جلو را سوراخ و منگنه می نمائیم سپس بوسیله قطعه نخ هایی که در یک اندازه قبلاً تهیه نموده ایم اتیکت ها را به کارتن وصل و گره می زنیم باید توجه شود جای سوراخ کارتن و سمت سوراخ شده در همه کارتن ها یکی باشد مثلاً اگر سمت راست کارتن سوراخ شده همه باید این طور باشند اگراین موارد رعایت شود متوجه می شویم که اتیکت ها دریک اندازه و در یک خط قرارگرفته و آویزان شده اند.
ن: قراردادن یادداشت و آدرس محل اقامت
ممکن است محل اقامت شخصی در پرونده تغییر نماید و نشانی محل اقامت جدید خود را به صورت کتبی به مرجع قضایی اطلاع دهد این لایحه پس از دستور قاضی وثبت در دفتر وقتی به بایگانی می آید بایگان باید آن را در سمت راست پوشه نصب نماید تا همیشه درمعرض دید باشد درغیر این صورت اگردر داخل پرونده بایگانی شودبرگ های بعدی روی آن بایگانی شده احتمالاً از دیدمدیردفتر یا منشی پنهان می ماند ودرموقع ارسال اوراق قضایی به آن توجه نشده باعث تضییع حق وتخلف دفتر می گردد وهمچنین در پرونده ها از سوی قاضی یا مدیر دفتر و یامنشی ممکن است یادداشتی به منظور یاد آوری مطلبی در زمان رسیدگی پیوست پرونده دیگر گردد این یادداشت هم باید در سمت راست نصب شود غیر از این دو مورد به طور کلی باید ازبایگانی کردن برگ ها در سمت راست پوشه پرهیز کرد.
ص: طبقه بندی کارتن پرونده ها در کمد یا قفسه
کارتن حاوی پرونده های جریانی هر سال باید در قسمتی جدا ازمختومه گذاشته شود وهمچنین برای پرونده هایی که در جریان انجام تشریفات مرحله تجدید نظر و یا فرجامی هستند و نیز پرونده های زندانی دار کارتن های جداگانه تهیه و متمایز از سایر پرونده ها نگاهداری شود .
ض: استخراج پرونده های تعیین وقت شده برای تقدیم به دادگاه
بایگان باید هر روز مطابق دفتر تعیین اوقات پرونده ها ی روز آینده شعبه را خارج و پس ازمرتب کردن وبرگ شماری با استحضار مدیر دفتر به شعبه بدهد، تا قاضی شعبه در فرصت مناسب همان روز نگاهی به پرونده ها انداخته و از هر حیث آمادگی لازم را برای رسیدگی در موعد داشته باشندضمناً اگر اسنادو یا وسایل و یا آلات جرمی مربوط به پرونده به طور جداگانه در بایگانی موجود بوده باید برای روز رسیدگی به شعبه تقدیم شود ، تا در موعدرسیدگی مورد توجه قاضی قرار گیرد.
ع: استخراج پروند ه های تعیین وقت شده دفتر شعبه
مدیر دفتر هر شعب برای اقدام پرونده های مختومه و بعضی پرونده های جریانی دفتر تعیین اوقات تهیه نموده ، بایگان باید پرونده ها ی روزانه رامطابق این دفتر خارج و پس از مرتب و منگنه کردن و برگ شماری به مدیر دفتر تحویل نماید این روش فواید بسیاری دارد : اولاً ـ پرونده های کیفری که محکومیت داشته و می بایست به اجرای احکام ارسال ش
ود پس از تهیه بدل به آن مراجع فرستاده می شود ثانیاً ـ در پرونده هایی که برگ های دادنامه با گذشت مدت زیادی از مراجع ابلاغ اعاده نشده اند آنها را پی گیری و مطالبه می نماید . ثالثاً ـ پرونده ای را که تکمیل واقدام آن پایان یافته برای ارسال بایگانی راکد آماده می نماید . رابعاً پرونده های جریانی را که مدیر دفتر برای اقدام و یاملاحظه آن تعیین وقت نموده ملاحظه نموده اگراقدامی لازم باشد انجام می دهد .
بند سوم : نکات ویژه ای که هنگام بایگانی کردن برگها باید رعایت شود
۱ـ متمرکز نمودن افکار خود بر روی کاری که انجام داده می شود
۲ـ درپرونده های جریانی ، دستور قاضی به دقت انجام ووقت نیز تعیین شده باشد .
۳ ـ اخطاریه ها ، احضاریه ها ودادنامه های اعاده شده از مراجع ابلاغ ، بطور صحیح ابلاغ شده باشد .
۴ـ لوایح ونامه های اداری و غیره حاوی دستور قاضی و یا مدیر دفتر بوده و شماره گذاری شده باشد.