۱ـ تحویل گرفتن پرونده ارجاع شده از دفتر کل ودادن رسید (امضاء )
باوصول پرونده ارجاع شده به شعبه ذیربط، بایگان باید با ملاحظه مهر ارجاع وامضاء مقام قضایی ارجاع کننده ،نسبت به تطبیق شماره شعبه مندرج در مهر ارجاع با شعبه ای که بایگان در آن انجام وظیفه می کند، اقدام نماید.
۲ـ ثبت پرونده در دفتر ثبت مربوطه
هر پرونده ارجاعی به شعبه بایددردفتر عرایض (کیفری ) و دادخواستها (حقوقی ) ثبت و شماره آن بر روی پوشه پرونده درج شود سپس پرونده به نظر مدیر دفتر جهت اقدام لازم قانونی برسد .
۳ـ برگ شماری پرونده
اوراق و اسناد ولوایح وگزارشات باید پس از ثبت ، از سوی بایگانی برگ شماری شده و شماره آن در ظهر هر برگ قید با درج مشخصات به امضای او برسد این اوراق باید به ترتیب شماره و تاریخ وصول الصاق شوند.
۴ـ انجام دستور صادره پس از عودت پرونده به وی و بایگانی آن، پس از صدور دستورات قانونی توسط قاضی شعبه یا مدیر دفتر،پرونده ای که بایستی مقید به یکی از اوقات رسیدگی (مقرر ) یا نظارت (احتیاطی ) باشد جهت بایگانی به بایگان تسلیم می شود و او پس از حصول اطمینان از تعیین اوقات مذکور ،اقدام به بایگانی پرونده با توجه به کلاسه پرونده وسال می نماید در این خصوص باید از پوشه مقوایی که توسط ادارات ذیربط قوه قضائیه تهیه و در اختیار کلیه دفاتر قضایی قرار می گیرد استفاده شده و ثبت کلاسه پرونده در روی پوشه و دو طرف آن وقید مشخصات طرفین پرونده می باشد معمولاً پوشه های مقوایی سفید رنگ برای پرونده های حقوقی و پوشه های مقوایی آبی روشن یا قرمز برای پرونده های کیفری کلیه دفاتر قضایی سراسر کشور به منظور تفکیک و تمایز ظاهر ی پرونده های کیفری و حقوقی استفاده می شود .
ب: تشکیل بدل پرونده
برای تهیه بدل پرونده با توجه به دستور قضائی باید از پوشه کاغذی استفاده شود انواع بدل پرونده و مواردتهیه آن عبارتند از :
۱ـ ارسال پرونده به مراجع دیگر به لحاظ مطالبه آن
دراین خصوص باید نامه مورد مطالبه پرونده به نظر قاضی شعبه رسیده تا ضمن صدور دستوری مبنی بر ارسال پرونده این نامه به انضمام پیش نویس نامه ارسال پرونده که بایستی مشخصات کامل پرونده ارسالی اعم از مشخصات اصحاب دعوی و کلاسه پرونده و برگ شماری پرونده در آن قید شده باشد . در پوشه فوق الذکر (بدل ) بایگانی می شود چنانچه این پرونده ، منتهی به صدور حکم یا قرار گردیده باشد ، نگهداری تصویر قرار یا حکم، علاوه برمستندات مذکور ، الزامی است.
۲ـ ارسال پرونده به مراجع رسیدگی کننده اعتراض طرفین پرونده و غیره
در چنین موارد باید تصویری از قرار یا حکم مورد اعتراض یا اختلاف ، به انضمام پیش نویس نامه ارسال پرونده در پوشه بدل پرونده به نحو مذکور دربند ۱ بایگانی شود .
۳ـ ارسال پرونده های کیفری به نیروی انتظامی و ادارات آگاهی وغیره
در این گونه موارد باید از دستور قضایی کپی تهیه و به انضمام پیش نویس نامه ارسال پرونده، در پوشه بدل پرونده به نحو فوق الذکر بایگانی شود .
۴ ـ ارسال پرونده های کیفری به اجرای احکام
در چنین مواردی ، پس از انجام تشریفات قانونی ابلاغ حکم به طرفین پرونده باید از حکم صادره تصویر تهیه و به انضمام پیش نویس نامه ارسال پرونده، در پوشه بدل پرونده به شرح فوق بایگانی شود .
ج: لفّ پرونده
لفّ در لغت به معنی «پیچیدن» است ودر اصطلاح بایگانی قضایی، به مفهوم «قرار دادن پرونده یا پرونده هایی در داخل پرونده دیگر در صورت مقتضایی قانونی » است .
لفّ پرونده انواعی دارد که عبارتند از :
۱ـ لفّ پرونده در صورت صدور دستور قضایی بر ثبت مجدد پرونده
دراین صورت با رؤیت دستور قضایی توسط بایگان، وی نسبت به ثبت مجدد پرونده اقدام نموده و مراتب لف پرونده سابق در پرونده جدید را در ستون مربوطه در دفتر ثبت دادخواست یا دراخواست ، منعکس می نماید و پرونده سابق را در داخل پرونده جدید قرار داده ودر روی پوشه در قسمت پائین آن قید می نماید .
۲ـ لفّ پرونده به هنگام وصول پرونده های استنادی مورد مطالبه از سایر مراجع
در این صورت پرونده استنادی واصله پس از ثبت در دفتر اندیکاتور توسط متصدی امور دفتر می بایست به بایگان تسلیم شود تا پرونده یا پرونده های مذکور را داخل پوشه پرونده اصلی، سمت راست باسوزن ته گرد، الصاق نمایدو مراتب لف را با قید کلاسه پرونده یا پرونده های استنادی در روی پوشه پرونده اصلی ، منعکس نماید.