۵ـ در پرونده ها ی مختومه رونوشت دادنامه تایپ و شماره گذاری شده و برای ابلاغ فرستاده شده باشد.
۶ـ پس از رعایت موارد فوق شروع به بایگانی نماید واگر یکی از موارد مذکور صورت نگرفته باشد، موضوع را به مدیر دفتر اطلاع دهدو تا دستور بعدی او از بایگانی کردن آن برگ خودداری کند .
۷ ـ برای بایگانی کردن هم لازم است کارتن ها را به ترتیب از کمد یا قفسه خارحج ودر روی میز بایگانی باز نموده و پس از قراردادن پرونده ها درجای خود و سنجاق نمودن ورقه به پرونده دوباره کارتن را بسته و درجای خود قرار دهد.
۸ ـ اگرباتوجه به دستور روی ورقه های لازم است پرونده ای به نظر مقام قضایی یامدیر دفتر برسد و یا اقدامی در آن صورت گیرد ، ورقه را پیوست.پرونده نموده از کارتن خارج به مسئول مربوطه تحویل دهد؛ اگر بایگان این موارد را رعایت کند می توانداز برخی فراموش کاری ها و سهو دفتر یا دادگاه جلوگیری نماید .
۹ ـ در موقع بایگانی اوراق اغلب مشاهده شده بایگان ورقه را در داخل پرونده گذاشته و سنجاق نمی کند و در حالی که ورقه باید به پرونده سنجاق و بعداً منگنه شود.
یک بایگان خوب و موفق همیشه از جریان و چگونگی پرونده هایش آگاهی دارد گاهی اتفاق افتاده اخطاریه و یا ورقه و با لایحه ای مربوط به پرونده به بایگانی واصل شده و بایگان متوجه می شود پرونده در جایش قرارندارد بایگان نباید لایحه یااخطاریه را در روی میز یا کار کازیه رها نماید زیر این یک نوع بی تفاوتی و عدم احساس مسئولیت است بلکه باید ورقه یا لایحه را به دست گرفته و آن قدر در دفتر دادگاه جستجو نماید تا پرنده را یافته و آن راضمیمه نماید زیرا شاید همان وقت که لایحه یا آن اخطاریه که در روی میز بایگانی مانده است، قاضی در دادگاه مشغول رسیدگی به پرونده باشد وآن اخطاریه و یالایحه تأثیر بسزایی در تصمیم و نظر ایشان داشته باشد، و فقدان آن ضرری به حال صاحب ورقه داشته باشد .
۱۰ ـ پس از انجام دستور قضایی و یا انجام تکالیف قانونی ، باید بلافاصله هر پرونده در جای مخصوص به خود ضبط و اکیداً از قرار دادن آنها بر روی میز کار، خودداری شود.
۱۱ ـ خارج کردن پرونده از بایگانی ودفتر ودادگاه به خارج از محل استقراردادگاه ممنوع استمگر وفق ماده ۴ دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد خودداری مراجعین
۱۲ ـ کلیه پرونده های قضایی باید دارای کارتکس جایگزین باشدودر صورتی که پرونده به هر دلیلی از اتاق بایگانی خارج شد،مسئول بایگانی موظف است کارتکس مذکور را تکمیل وجایگزین پرونده مربوط سازد .
بند چهارم : شرایط حفاظت از پرونده ها در بایگانی راکد
پس از وصول پرونده و ارائه رسید بایگان موظف است آنرا به ترتیب شماره سال و تاریخ در ردیف خود ثبت و بایگانی ذیل را در حفاظت فیزیکی از پروند ها رعایت نماید .
۱ـ محل استقرار بایگانی راکد نباید در کنار مکانهای پرترددی مثل نمازخانه،غذا خوری ،تأسیسات حرارتی ، برودتی و…. باشدو حتی الامکان باید در طبقات تحتایی انتخاب شود و با نصب تابلوهای هشدار دهنده و موانع فیزیکی مناسب از ورود افرادغیر مجازبه محل فوق جلوگیری به عمل آید.
۲ ـ دارای روشنایی وهوای مناسب باشد به گونه ای که از تابش مستقیم نور آفتاب بر روی پرونده ها ، رطوبت وحرارت زیاد و حشرات موذی که باعث پوسیدگی و از بین رفتن تدریجی اسنادو مدارک می شود به دور باشد .
۳ ـ کلیه منافذ و راههای ، بطور کامل مسدود شود.
۴ـ محل ،دارای دستگاه اعلام حریق و کپسولهای اطفاء حریق(به تعداد مناسب و کافی ) باشد.
۵ ـ از انباشتن اجناس و موادی که در ارتباط باوظایف اصلی بایگانی نیست اجتناب شود.
۶ ـ محل بایگانی علاوه بر استحکام کافی درهای آن باید دارای قفل سوئیچی با ضریب امنیتی بالا باشد.
۷ـ سیم کشی برق، لوله های گاز ،لوله های آب ، دود کشها باید مرتباً از نظر ایمنی کنترل شوند .
۸ ـ کلید ورودی بایگانی باید محدودو تنها در اختیار مسئول و جانشین بایگانی باشد و از تکثیر وهمچنین از سپردن کلید به افراد غیر مجاز و گذاشتن آن درمحلهای قابل دسترسی خود داری شود.
بند پنجم: تعیین تکلیف اسناد وثایق و دستورات قضایی
الف ـ « به دستور قاضی قبل از ارسال پرونده به بایگانی راکد، کلیه اسناد، وثایق و دستور قضایی به شرح زیر باید تعیین تکلیف و رفع اثر شود:
۱ـ دستور احضار یا جلب
۲ـ قرارممنوعیت خروج از کشور
۳ ـ دستور ورود به منزل یا تفتیش آن