گفتار دوم: وظایف اختصاصی ثبات دادگاه
ثبات را {متصدی امور دفتری}نیز گفته اند.این عنوان به متصدیان پستهایی اطلاق میشود که تحت نظارت مافوق،کارهای ساده دفتری با ماهیت متنوع را انجام میدهند.
{ثبات}از دیگر اعضای دفتری دادگاه است که به امر ثبت مشغول بوده و کلیه دفاتر به جز دفاتر{آمارو اوقات}که نزد منشی دادگاه میباشد شامل دفاتر ثبت عرایض،اندیکاتور، اندیکس،ارسال مراسلات،ابلاغ اوراق اسناد و وسایل،لوایح و…راثبت می نماید وحفظ ونگهداری آنها نیزبه عهده ثبات است.
اومکلف است هریک ازاسناد اوراق رادردفترمخصوص ثبت ونتیجه رادرستون مقابل بنویسد.اهمیت کارثبات ازاینجامشخص می شود که اونظم دهنده اموردادگاه بوده واولین کسی است که هرمراجعه کننده به دادگاه،بدواً به اورجوع می کند.
براساس اهم وظایف ومسئولیتهای ثبات عبارتنداز:
۱- ثبت عرایض ودادخواستها
هرعریضه ودادخواستی اعم ازدادخواست اولیه،واخواهی،تجدید نظرخواهی،فرجام خواهی،اعاده دادرسی ،اعتراض ثالث،ورود ثالث، دعوای متقابل و…پس از ورود به دفتر دادگاه بایستی پس از بررسی توسط ثبات در دفتر مخصوص{عرایض یا دادخواستها}ثبت و پس از تعیین کلاسه{شماره}به مدیر دفتر تسلیم شود.پس از تعیین کلاسه پرونده،آنرا در گوشه راست بالای پوشه با خط برجسته و خوانا قید ونام خواهان وخوانده یا شاکی و متهم موضوع دعوی یا اتهام نیز در روی پوشه نوشته وشماره ترتیب دادخواست یا عریضه را که از اول سال با شماره۱شروع شده بر روی خط کسری{-}و در ذیل آن،سال ورود آنرا ودر روبروی خط{سمت چپ خط}،شماره شعبه را قید مینماید، ودر دفتر ثبت عرایض یا دادخواستها ترتیب شماره و تاریخ ونام ونام خانوادگی طرفین ووکیل یا نماینده قانونی آنها و موضوع خواسته را قید و شماره ثبت و تاریخ تسلیم دادخواست به روز، ماه وسال در ذیل برگ دادخواست قید ورسیدی مشتمل بر نام طرفین و تاریخ تسلیم دادخواست با ذکر شماره ثبت،به تقدیم کننده دادخواست تسلیم و سپس پرونده را به نظر مدیر دفتر میرساندتادر صورت عدم وجود نقصی،آن را به نظر دادگاه رسانده و پس از اخذ دستور از قاضی دادگاه،اقدام لازم را معمول دارد که این اقدام معمولاً تعیین وقت ودعوت طرفین به رسیدگی است.
۲- ثبت اوراق قضایی
کلیه اوراق قضایی،چه در موقع ارسال به دایره ابلاغات و چه پس از بازگشت از آنجا،ثبت میشوند و ترتیب و شماره آنها از اول سال شمسی شروع و تا۲۹اسفند آن سال ادامه میابد.النهایه هر برگ در دفتر مخصوص ثبت خواهد شد.به عنوان مثال:برگ اخطاریه و احضاریه در دفتر ثبت ابلاغ برگها ثبت میشوند و برگ اجراییه در دفتر{ ثبت اجراییه} به ثبت میرسد.
۳- ثبت لوایح
هر لایحه ای که از ناحیه طرفین یا وکلا یا نمایندگان قانونی آنها به دادگاه وارد میشود باید دردفتر مخصوص خود تحت عنوان {دفتر ثبت لوایح}به ثبت برسد.
۴- ثبت بخشنامه ها و دستور العملهای اداری
به طور کلی هر برنامه ای که وارد میشود،ابتدا توسط ثبات،ثبت و به نظر مدیر دفتر و قاضی دادگاه میرسد تا دستور قضایی صادر و سپس تسلیم بایگان می شود تا در قسمت مربوطه بایگانی شود.بخشنامه های رئیس قوه قضاییه و سایر بخشنامه ها و دستورالعملهای وزارتی یا استانی نیز مشمول این موضوع بوده و باید پس از ثبت و ملاحظه قانونی وسایر اعضای دفتری در پوشه مخصوص خود بایگانی شود .
۵- نگهداری و حفظ دفاتر
از دیگر وظایف ثبات،حفظ و نگهداری کلیه دفاتری است که در دفتر دادگاه موجود است به غیر از دفاترآمار و اوقات که مسئوولیت نگهداری از آنها با منشی است.برای تمیز این دفاتر از همدیگر،نام آنها با خط برجسته بر روی هرکدام نوشته میشود.
۶- تسلیم رسید به متقاضی
پس از ثبت دادخواست یا پرونده ارسالی از دادسرا و تعیین شماره آنها،ثبات باید رسیدی مشتمل برنام متقاضی و طرف او،تاریخ تسلیم به روز،ماه وسال،شماره ثبت به تقدیم کننده تسلیم نماید و در روی کلیه برگها دادخواست یا گزارش (اگر پرونده کیفری باشد) تاریخ و شماره را قید کند زیرا تاریخ ورود پرونده حایز اهمیت زیادی است . ازجمله تاریخ ثبت دادخواست که تاریخ اقامه دعوی محسوب می شود مثلاً در دعوای تعدیل اجاره بهاء شروع استحقاق خواهان از روز تقدیم دادخواست محسوب خواهد شد.
همچنین این تاریخ ، در قطع مرور زمان نقش بسزایی دارد مثلاً دردادخواست واخواهی یا تجدید نظر یا فرجام خواهی که مهلت اعتراض ، بیست روز ازتاریخ ابلاغ رأی می باشد، روشن می کند که این اعتراض درمهلت بوده یا خارج ازمهلت
۷ـ ثبت خلاصه مشخصات وجریان نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکاتور
۸ـ ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس
۹ـ بازبینی ضمایم نامه های وارده و صادره
هر دادخواست با لایحه یا نامه ای که وارد دفتر دادگاه می شود معمولاً دارای پیوستها و ضمایمی است ثبات موظف است که در زمان ثبت آنها ، نسبت به بازبینی ضمایم اقدام و صحت و سقم آن را روشن نماید زیرا به تقدیم کننده رسید می دهد که در صورت ضمیمه نبودن مدرکی بعداً آن شخص مدعی شود که آن مدرک یا سند را تحویل ثبات داده ولی در پرونده وجود ندارد .
۱۰ ـ تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به اقدام کننده
کلیه اسناد و اوراقی که به دفتر دادگاه تسلیم می شود باید تفکیک وهر کدام در دفتر مخصوص خود نوشته شده و با تعیین شماره هر کدام به نظر مسئول مربوطه برسد در موقع خروج نامه ها نیز همین روال باید انجام پذیرد به عنوان مثال « دادخواست پس از ثبت تقدیم مدیر دفتر ش
ودتا نسبت به بررسی آنها واحراز تکمیل بودن آن اقدام نماید یا اخطاریه یااحضاریه ابلاغ شده باید به بایگان تحویل گردد تا در پرونده مربوطه بایگانی کند یا بخشنامه ها ودستور العملها و بعضی مکاتبات قضایی به نظر قاضی دادگاه برسد تا پس از ملاحظه دستور لازم راصادر نماید.