۱۱ ـ تهیه و توزیع ملزومات اداری
همان طور که گفته شد، ثبات تصدی امور دفتر را به عهده دارد فلذا باید ملزومات مورد نیاز دادگاه و دفتر از قبیل برگ جلسه تحقیق از طرفین، اخطاریه ،احضاریه ،جلب ،یادداشت ،خودکار ودفاتر مورد نیاز را از قسمت های مربوطه اخذ و آن را بین کارمندان قضایی واداری توزیع نماید.
۱۲ ـ پاسخگویی به ارباب رجوع
ثبات بایستی در حد توان و درحدود وظیفه محوله ، به ارباب رجوع پاسخ لازم را بدهد و از بر آوردن خواسته به حق آنها امتناع ننماید و راهنمایی و ارشاد لازم را بعمل آورد .
۱۳ ـ تکمیل فرمهای ساده اداری
بعضی ازفرمها و پرسشنامه ها ی ساده اداری که به ثبات محول می شود باید بادقت نسبت به پرکردن آنها اقدام و سپس تحویل مدیر دفتر داده و تا اقدام لازم را معمول دارد .
۱۴ ـ کمک در تنظیم جداول اطلاعات آماری ساده
۱۵ ـ کمک در بایگانی پرونده ها و اوراق اداری
۱۶ ـ انجام سایر امور مربوط و محوله به وی از ناحیه قاضی یامدیر دفتر دادگاه
گفتار سوم : وظایف اختصاصی بایگان
بند اول : اوراق و پرونده های بایگانی در مراجع قضایی
اوراق و پرونده هایی که از شعبه یا دفتر مرجع مربوطه به بایگانی ارسال می شودباید تماماً از ملاحظه مدیر دفتر ودرغیاب او جانشین وی بایگانی شود آنچه که به بایگانی ارسال می شود عبارتند از :
۱ـ پرونده های جریانی که دارای دستور قضایی بوده و مقید به وقت رسیدگی یااحتیاطی بوده و دستور صادره درخصوص آنهانیزبمورد اجرا گذاشته شده است .
۲ـ اوراق قضایی نظیر : اخطاریه، احضاریه، دادنامه، برگ جلب ، اجرائیه که از مراجع ابلاغ عودت داده شده اند.
۳ـ پرونده های مختومه که منتهی به تصمیم نهایی قضایی (صدور دادنامه یا دستور کسر ازآمار و بایگانی و… ) شده اند که پس از تایپ و امضاءدادنامه و تهیه رونوشت و امضای مدیر دفتر وارسال رونوشت به مراجع ابلاغ ، به بایگانی فرستاده شده اند.
۴ـ لوایح تقدیمی از ناحیه اصحاب دعوی و یا نامه های اداری سازمان ها ، نظریه های کارشناسی و… که پس از ملاحظه مقام مسئول و صدور دستور ثبت در دفتر مربوطه به بایگانی ارسال شده اند .
بند دوم : شرایط احراز پست بایگانی ومختصات آن
اسناد موجود در قوه قضائیه بااسناد سایر سازمانها متفاوت است زیراعلاوه بر ارزش ذاتی سند برای خود دستگاه قضایی از نظر ارزش حیثتی برای طرفین پرونده ها نیز دارای اهمیت انکار ناپذیر می باشد از این رو نگهداری این گونه پرونده ها و اسناد و حفظ آنها ازگزند و آسیب دستبرد و یا دخل و تصرفهای احتمالی ، مستلزم اتخاذ تدابیری است تا از هر گونه سوء استفاده پیشگیری شود یکی ازمهمترین آنها استخدام بایگانهایی است که دارای شرایط زیر باشند :
۱ـ برخورداری ازسلامتی کامل روحی وجسمی (داشتن دست و بازوان سالم و عدم معلولیت جسمی )
۲ ـ داشتن ابلاغ رسمی و یا پیمانی در پست سازمانی «بایگانی »
۳ـ امین ، قابل اعتماد و راز دار بودن، زیرا بایگان به اطلاعات محرمانه ای دسترسی دارد که افشای آنها ممکن است دستگاه قضایی را بازیانهای جبران ناپذیری مواجه سازد .
۴ـ گذراندن دوره های آموزشی لازم پیش از شروع به خدمت و ضمن خدمت
شاغل پست سازمانی بایگانی (بایگان ) دفتر قضایی ، تحت نظارت مقام مافوق (مدیر دفتر قضایی ) انجام وظیفه می نماید این شغل اهمیت و نقش بسزایی درعدم اطاله دادرسی و عدم سر درگمی و سرگردانی مراجعین دارد ولی تا بحال توجه لازم به آموزش فن بایگانی نشده و بیشتر بایگانها ، بایگان به مفهوم فنی آن نیستند و با این اوصاف در مدت کوتاهی ، بایگان با سمت بایگان جابجا می شودو این امر بنا به مراتب ، نه تنها مشکلی راحل نمی کند بلکه آنرا چندین برابر می نماید زیرا باعث انباشته شدن پرونده ها و عدم امنیت شغلی بایگان می شود.
بند سوم: بایگانی جاری