بخش سوم: رسید کالا به انبار
بخش چهارم: نقل و انتقالات کالا
۱-۱-۱۲-۲- تقاضای خرید کالا
مقدمه
با توجه به گستردگی و تنوع کالاهای موردنیاز واحدهای صنعت نفت، از سیستم مکانیزه کالا جهت کنترل عملیات تدارک کالا (تقاضای سفارش – رسید صدور کالا از انبار و غیره) استفاده می گردد.
تعاریف
تقاضای خرید کالا فرمی است که متقاضی هنگام نیاز به کالا می بایستی آنرا تهیه و تنظیم نموده و پس از تأمین بودجه و اخذ امضاءهای مجاز جهت انجام مراحل خرید به شرکت کالای موردنظر ارسال دارد.
انواع تقاضای خرید
الف- تقاضای خرید کالای مستمر انبارها:
این نوع تقاضا جهت تأمین کالای مستمر (قابل تأمین از داخل/ خارج) با استفاده از برگهای اطلاعیه توصیه سفارشات بر روی فرم تقاضای خرید کالای مستمر و در صورت نیاز برگ الحاقی تقاضای خرید کالای مستمر تهیه می گردد.
اقلامی که برای اولین بار توسط واحد سفارشات و کنترل موجودی انبار متقاضی درخواست می شوند نیز بر روی فرمهای مذکور درج می گردند. این نوع تقاضاها برحسب اولویت زمانی «نیاز به کالا» میتواند رمز فوریتهای مختلفی را جهت انجام مراحل خرید بخود اختصاص دهد مشخص می شوند.
ساختار شماره تقاضا: شماره تقاضا (باستثنای تقاضای کالای پروژه) از چپ براست بترتیب از سه قسمت تشکیل می گردد:
قسمت اول نشانه تقاضا میباشد که از سه حرف لاتین بشرح زیر تشکیل گردیده و مشخص کننده نشانه انبار متقاضی است.
حرف مشخصه مدیریت شرکت یا سازمان مربوطه *
حرف مشخصه اداره متقاضی کالا *
حرف مشخصه نوع کالای مورد درخواست *
قسمت دوم، علامت خط فاصله (-) میباشد که بعد از نشانه تقاضا درج می گردد.
قسمت سوم، شماره سریال تقاضا میباشد که شامل یک عدد ۵ رقمی است که از سمت چپ براست رقم اول مربوط به آخرین رقم سال هجری شمسی و نشانگر سال تنظیم تقاضا می باشد و چهار رقم بعدی شماره سریالی است که هر انبار می تواند در آغاز هر سال بترتیب جهت تقاضاهای صادره خود اختصاص دهد.
عملکرد سیستمی تقاضا
یک نسخه از تقاضاهای صادره توسط متقاضی (همراه برگ کنترل دسته اسناد) به واحد خدمات مکانیزه، طرحها و روشها ارسال می گردد. مسئولین کنترل انبارها در واحد مذکور پس از کنترلهای لازم و رفع اشکالات احتمالی تقاضاها را جهت تغذیه به کامپیوتر به واحد خدمات کامپیوتر و اطلاعات مدیریت شرکت ملی نفت ایران ارسال می دارند. تقاضاها پس از تغذیه به سیستم بصورت گزارشات ذیل دسته بندی می شوند:
تقاضا بر حسب شماره طبقه بندی کالا در این گزارش اقلام بین راهی و ارزش آنها برحسب شماره طبقه بندی و جمع آنها در پایان هر گروه و جمع کل اقلام و ارزش آنها برحسب شماره طبقه بندی و جمع آنها در پایان هر گروه و جمع کل اقلام و ارزش در پایان هر گزارش درج می گردد.
تقاضا برحسب شماره تقاضا در این گزارش اقلام بین راهی و ارزش آنها بر حسب شماره تقاضا و جمع در پایان هر تقاضا و جمع کل اقلام و ارزش در پایان هر گزارش درج می گردد.
اطلاعاتی که در گزارشات فوق الذکر منعکس میشوند بدون هیچ گونه تغییر تا زمان رسید کالا باقی می مانند. پس از دریافت کالا و تغذیه سند رسید توسط انبار و حسابداری انبارها به کامپیوتر، مقدار دریافت شده عیناً از مقدار بین راهی کسر می گردد. (زمانیکه تمام کالای درخواست شده تحت هر قلم دریافت گردد اطلاعات مربوط به آن قلم از گزارشات بین راهی حذف می گردد بدیهی است جهت صدور تقاضا برای هر قلم کالای جدید می بایستی توسط سند تقاضا ایجاد سابقه نمود.
ب- تقاضای خرید کالای پروژه و مستقیم:
قبل از تنظیم تقاضای خرید کالای پروژه باید مشخصات پروژه موردنظر در سیستم ثبت شده باشد. اداره مهندسی واحد مربوطه پس از ابلاغ بودجه مصوب اقدام به تهیه و تنظیم فرم ایجاد شرح پروژه نموده و متعاقب اخذ امضاهای مجاز آنرا جهت تغذیه به واحد خدمات مکانیزه کالا طرحها و روشها ارسال می دارد.
۲ -۱-۱۲-۲- سفارش خرید داخلی/ خارجی