به همین دلیل کلیه فعالیت ها و برنامه هایی که برای نیل به اهداف پیش بینی شده در بودجه سالانه سازمان های بزرگ بخش عمومی اجرا می شود و منابعی که برای تامین هزینه های فعالیت ها و برنامه های مذکور تحصیل و مصرف میگردد،تابع قوانین و مقررات لازم الرعایه بوده و مشمول مسئولیت پاسخگویی است.
در اصل ۵۱ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران تصریح شده است که: هیچ نوع مالیاتی وضع نمی شود مگر به موجب قانون، موارد معافیت و بخشودگی و تخفیف مالیاتی به موجب قانون مشخص می شود .
در اصل ۵۳ همان قانون مقرر گردیده است کلیه دریافت های دولت در حساب های خزانه داری کل متمرکز می شود و همه پرداخت ها در حدود اعتبارات مصوب به موجب قانون انجام می گیرد.
به استناد قانون فوق می توان چنین استنباط کرد که دولت به عنوان یک سازمان بزرگ بخش عمومی،باید هر نوع درآمدی را بر مبنای مجوز قانونی تحصیل کند و هر نوع پرداختی را بر اساس مجوز قانونی و در حدود اعتبار مصوب تخصیص یافته و با رعایت قوانین و مقررات مربوط،انجام دهد .
بی تردید تحقق،امانتداری و ادای مسئولیت پاسخگویی از سوی مقامات منتخب و مسئول،مستلزم حاکمیت جو صداقت و درستکاری کارکنان و مسئولان،اعتقاد و پایبندی به ارزش های اخلاقی و ترویج و حاکم کردن آن بر فضای عمومی سازمان های تحت سرپرستی،به کارگیری افراد با صلاحیت،ماهر و متخصص برای انجام صحیح وظایف و ارتقای سطح کیفی خدمات،ایجاد ساختار سازمان مناسب و کارا،تعیین شرح وظایف روشن و مشخص برای واحدها و کارکنان آنها،استفاده از روش های نوین و مسئولیت تفویض اختیار مناسب به منظور تسریع در امر تصمیم گیری و جلوگیری از تمرکز امور،خواهد بود همان طور که قبلا بیان گردید،سیستم کنترل داخلی به طور کلی مکمل مسئولیت پاسخگویی است و در کلیه زمینه ها شرایط لازم را برای تحقق و ارتقای آن فراهم می کند. فعالیت های کنترلی دامنه بسیار وسیعی دارد و به نحوی طراحی و اجرا می شود که کلیه اهداف سازمان های عمومی را پوشش می دهد.
بدیهی تهیه دستورالعمل های لازم برای اجرای صحیح قوانین و مقررات و اعمال نظرات بر اجرای صحیح آنها،طراحی سیستم های مناسب برای کنترل بودجه و اقداماتی برای جلوگیری از جابه جایی اعتبارات و تفکیک اختیارات و مسئولیت های اداری و مالی مخارج و جلوگیری از تجمیع این قبیل اختیارات و مسئولیت ها در فرد واحد و تاکید بر روش های تفویض اختیار و مسئولیت مناسب،از جمله فعالیت های کنترلی بخش عمومی است که زمینه های لازم را برای تحقق مسئولیت پاسخگویی مقامات منتخب و منصوب،در مورد رعایت قوانین و مقررات و تحقق اهداف مصوب که در بودجه سالانه به تصویب می رسد،فراهم می شود.
سه عنصر اساسی از نظر موشر برای تحقق مسئولیت پاسخگویی
الف- اولین عامل ضروری برای تحقق مسئولیت پاسخگویی،وجود اطلاعاتی درباره تصمیمات و اعمالی است که افراد یا سازمان ها بابت آنها در قبال مردم پاسخگو هستند.
ب- دومین پیش شرط تحقق مسئولیت پاسخگویی وجود اشخاص یا سازمان های بی طرف و مستقل خارج از سازمان است که قادرند این اطلاعات را بازرسی و رسیدگی و بر اساس آن اقدام مناسب را اخذ کنند.
ج- سومین عامل ضروری برای تحقق مسئولیت پاسخگویی،الزام به اقدام بر مبنای این قبیل اطلاعات به منظور رفع نارسایی ها،بهبود عملکرد و اعطای پاداش برای عملکرد خوب و اعمال تنبیه برای خطاها،عدم کارایی واثربخشی است.
همان طور که قبلا بیان گردید،در جوامع مبتنی بر دموکراسی،حق دانستن حقایق از حقوق طبیعی شهروندان است و این حق از طریق تهیه اطلاعات و انتشار علنی آن و ایجاد شرایط لازم برای دسترسی سریع شهروندان به اطلاعات،تامین می شود.
بنابراین تهیه اطلاعات و انتشار عمومی گزارش های مالی و غیرمالی دو شرط لازم و کافی برای تحقق مسئولیت پاسخگویی در بخش عمومی است.
سیستم حسابداری به عنوان جزئی از ساختار کنترل داخلی در ایفای مسئولیت پاسخگویی مقامات منتخب مسئول و تامین حق پاسخ خواهی شهروندان،نقش در خور ملاحظه دارد و به عنوان ابزار اصلی تحقق مسئولیت پاسخگویی مورد توجه قرار می گیردبا این ترتیب نظام حسابداری سازمان های بخش عمومی،برای تامین دو نیاز اساسی برخاسته از ویژگی های کنترلی محیط فعالیت غیربازرگانی که بر کنترل بودجه مصوب سالانه و حصول اطمینان از مصرف وجوه در محل قانونی و هدف های معین تاکید دارد.
معیار اندازه گیری
معیار اندازه گیری نیز از عوامل مهم و کلیدی یک نظام حسابداری و گزارشدهی مالی است. در حال حاضر دو معیار اندازه گیری از چارچوب مفهومی حسابداری دولتی و همچنین تجزیه تحلیل ساختار نظام حسابداری کشورهای پیشرفته به شرح زیر قابل استخراج است.
اندازه گیری جریان منابع مالی
این نوع اندازه گیری که در فعالیت های غیر انتفاعی یا فعالیت های دولتی، مورد استفاده قرار می گیرد و همزمان از مبنای حسابداری تعهدی تعدیل شده استفاده می کند، بر اندازه گیری جریان منابع مالی تاکید دارد. بدین معنی که صرفا ورود منابع مالی و خروج منابع مالی و موجودی پایان دوره منابع مالی، اندازه گیری و گزارش می شود. در فعالیت ها و برنامه های مصوب، اهمیت دارد و لذا به کارگیری معیار اندازه گیری جریان منابع مالی به همراه استفاده از مبنای تعهدی تعدیل شده و سیستم حسابداری حساب های مستقل«fund accounting» در انجام این سیستم، به دلیل اهمیت اندازه گیری جریان منابع مالی، منحصرا ورود(تحصیل) منابع مالی و خروج من
ابع مالی(خرید کالا و خدمات)، ثبت و گزارش می شود، لذا استفاده از منابع اقتصادی نظیر دارایی های سرمایه ای از طریق مکانیزم استهلاک مورد توجه قرار نمی گیرد و اطلاعات بهای تمام شده کالا و خدمات از آن قابل استخراج نیست. این نوع اندازه گیری در تحصیل و مصرف وجوه عمومی و اختصاصی در اغلب کشورها از جمله آمریکا استفاده می شود.
اطلاعات کلیدی که با استفاده از معیار اندازه گیری جریان منابع مالی حاصل می آید عبارت اند از:
جریان ورودی و خروجی منابع مالی جاری بر حسب منبع مالی (درآمد عمومی و اختصاصی و…)
کفایت جمع منابع مالی تحصیل شده برای منابع مالی مصرف شده
مقایسه منابع و مصارف مالی پیش بینی شده با منابع و مصارف واقعی و تعیین مانده پایان سال منابع مالی جاری و تعیین مازاد یا کسری دوره مالی،این قبیل اطلاعات از طریق صورت های مالی بدست می آید.