مدیریت ارزش کسب شده EVM چیست؟

A row of sphere leaving through an opening to another brighter side.

سرفصل محتوا

  • مدیریت ارزش کسب شده( EVM) Earned Value Management :
    • گذشته مدیریت ارزش کسب شده(EVPM)
    • کاربرد روش EV در تولید شاخصای کارایی پروژه
    • تعریف ارزش کسب شده(EV)
    • ویژگیای اساسی از اجرای هر EVM
    • محدودیتای EVM
    • اصول EVMP
    • امتیازات اجرا EVM
    • بررسی شاخصای EV
    • استفاده شاخصای EV در Lifecycle پروژه ها

مدیریت ارزش کسب شده( EVM) Earned Value Management :

روشی جهت آزمایش و بررسی کارکرد و پیشرفت کارای پروژه با برآورد و اندازه گیری باهم محدوده و محتوای پروژه، زمان و منابع پروژه س .

با افزایش پروژه های صنعتی و خدماتی در تموم دنیا، مدیریت ارزش کسب شده( EVM) به عنوان روشی جدید و موثر، نقش مهمی رو در کنترل کامل پروژه و موفقیت اجرا می کنه.

یکی از نگرانی های اصلی مدیران و ذینفعان پروژه اطلاع دقیق از پیشرفت و مقایسه اندازه کار انجام شده با اندازه کار پیش بینی شده و محاسبه مغایرتای هزینه ای و وقتی با کارکرد واقعیه.

همیشه در آزمایش دقیق مقدار کار انجام شده پروژه محدودیتایی هست اما بدون اندازه گیری و امتحان پیشرفت چیزی که انجام شده نمیشه پروژه رو کنترل کرد.

حتما بخونین: داشبورد مدیریتی چیه و چه فایده هایی داره؟

متداولترین روش اندازه گیری و پیشرفت پروژه از راه موشکافی مغایرت یا ارزش افزوده “EARNED VALUE ANALYSIS” موشکافی انحراف از برنامه زمانبندی به مدیر پروژه امکان میده تا مشکلات پروژه رو شناسائی و اقدامات لازم رو جهت رفع مشکلات بعمل آورد سه محور اصلی در هر پروژه هست که مدیر پروژه باید اونو تحتِ کنترل و نظارت داشته باشه.

واسه رسیدن به اهداف کیفی باید مکانیزمای خاصی واسه رسیدن به اهداف کیفی رو اعمال کنن تا نسبت به رسیدن به این اهداف مطمئن شن ولی در مورد اهداف زود بودن و ارزون بودن (کنترل مغایرتای وقتی و هزینه ای) باید مغایرت بین زمان پیش بینی شده و زمان انجام شده و هم اینکه هزینه پیش بینی شده شده در مقاطع وقتی تعریف شده از قبل شناسائی و مورد آزمایش قرار گیرد و اثر اون هم بر کل پروژه به طور کامل مشخص شه .

مدیر پروژه واسه اقتصادی نگه داشتن پروژه و استفاده موثر از بودجه تخصیص یافته باید هزینه های واقعی فعالیتها رو مرتباً تحت نظارت داشته باشه و علل انحراف از مقادیر پیش بینی شده رو شناسائی کنه و واسه رسیدن به این اهداف عمل کنه.

راه پیشرفت در سازمانا رو میشه به واسطه خطوط هدف دار منقوش در نقشه های راهبردی سازمان جستجو کرد.راهی که از ماموریتای سازمانی، چشم اندازه ها، روش های هدف دار و اهداف راهبردی به طرحا و پروژه های قابل اجرا ختم می شه.

پروسه برنامه ریزی روش های هدف دار سازمان به هیچ عناون نباید از پروسه اجرا روش های هدف دار سازمان جدا شه که حرکت جزیره ای این دو پروسه در کشور ما مخصوصا در صنایع بزرگ مشخصه.

چگونگی اجرای پروژه ها که وضعیت تحقق اهداف هدف دار سازمان رو نمایش میده یکی از بازخوردهای اصلی پروسه برنامه ریزی هدف دار سازمانیه، پس کیفیت داده هایی که به عنوان بازخوردی از محیط اجرایی روش های هدف دار به محیط کلان برنامه ریزی روش های هدف دار وارد می شه اهمیت زیادی داره.

در این مطالعه ترکیب وسایل حاصل از دو روش مدیریت پرتفولیویی پروژه ها و مدیریت ارزش حاصله پروژه به عنوان یه راه مناسب واسه رسیدن به این هدف مورد تحلیل و بررسی قرار میگیره. چگونگی ترکیب این دو روش به همراه داده های ورودی لازم، بستر سازی مناسب و خروجیای اون هم شالوده این مطالعه هستش.

گذشته مدیریت ارزش کسب شده(EVPM)

معنی ارزش ایجادی در اواخر قرن بیستم  میلادی (دهه١٩۶٠) ظهور کرده.

مدیریت ارزش کسب شده(EVPM) از معیارهای سیستم کنترل زمانبندی/ هزینه (C/SCSC) سر گرفته که این ملاک واسه اولین بار بوسیله وزارت دفاع آمریکا (DOD) در سال ۱۹۶۷ میلادی به عنوان متدهای قابل قبول جهت مدیریت هزینه و تدارکات سیستمای جدید بزرگ مورد استفاده قرار می گرفتن.

این قانون در سال ١٩۶٧ به همه شرکتای صنایع (DOD) Department Of Defense وزارت دفاع آمریکا خصوصی که طرف قرارداد با این وزارتخانه بودن ابلاغ گردید اعلام کرد که تموم پرداختای Cost /Schedule Control System) ( خود رو براساس سیستم جدیدی که به نام نامیده شده انجام میده.این دستور العمل شامل ٣۵ ملاک C/SCSC (Criteria در انجام تعهدات (DOD) کنترل زمان – هزینه بود که باید شرکتای طرف قرارداد با خود اونو به کار می بستند .

از اون پس مقامات وزارت دفاع به خاطر غیر لوازم کلی و اصلی که در تدارک اون از طرف پیمانکاران احتمال بروز هزینه ها غیرقابل پیش بینی وجود داشت، استفاده این سیستم رو اجباری کردن تا بدین وسیله خطر هزینه های پروژه های اعمال مدیریت (C/SCSC)، خود رو کم کنن.

مهمترین نتیجه استفاده اجباری سیستم موثر بر هزینه و برنامه (زمانبندی) پروژه های واگذار شده (تدارکات لوازم دفاعی) به پیمانکاران بود، که این معنی همون تفسیر تفصیلی ارزش کسب شده و یا بهتر بگیم فوت وفن ارزش بدست اومده بود.

در این سیستم پیمانکاران مجبور بودن تا در اول یه برنامه که شامل کمترین زمان و هزینه لازم واسه اجرای قرارداده های تدارکاتی بود رو به کارفرما ( وزارت دفاع ) بدین (C/SCSC) ارائه کنن.

بمدت ٣٠ سال به عنوان یه استاندارد و مبنای کنترل پروژه های ترتیب ملاک مفروض استفاده شد و به دنبال اون جریان و دست اندرکاران پروژه ها در کشورای دیگه مثل کانادا، استرالیا وسوئد هم از اون اقتباس کردن.

امروزه پیش بینی می شه که ٩٩% از پروژه ها در جهان از استفاده فوت وفن ارزش کسب شده در مدیریت هزینه های پروژه ها دوری می ورزند و واسه آزمایش وضعیت هزینه پروژه هاشون فقط به مقایسه هزینه های واقعی انجام شده با بودجه مصوب طرح می پردازن.

بنظر می رسه واسه رفع این مشکل لازمه تا نهادهایی حرفه ای با ارائه الگوهایی گسترده و ساده از ارزش کسب شده واسه پروژه های جور واجور مثل عمرانی ، تجاری و نظامی و یا بزرگ وکوچک به این مهم بپردازند.

حتما بخوانبد: آشنایی با سیستم مدیریت پیشنهادات به سبک ژاپنیا؛ هوشمندی تویوتا

کاربرد روش EV در تولید شاخصای کارایی پروژه

جهت برنامه ریزی و کنترل موثّرتر پروژه ها، استفاده شاخصای پیشنهادی روش EV در کنار شاخصای سنتی (درصد پیشرفت فیزیکی پروژه، درصد جذب بودجه…) می تونه بسیار اثر داشته باشه.

این شاخصا می تونن تو یه سازمان پروژه محور به خروجیای همیشگی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه های سازمان تبدیل شده و بازخوردهای مناسبی جهت دپارتمانای دیگه بوجود بیارن .

پروسه های بودجه ای و وقتی پروژه رو نمیشه از همدیگه جداگونه در نظر گرفت و تاثیر هر یک بر دیگری رو مورد توجه قرار نداد. این موضوعیه که در روشای سنتی کنترل پروژه ندیده گرفته می شه.

پروسه تولید شاخصای نامبرده که می باید در دفتر مدیریت پروژه سازمان (Project Management Office; PMO) صورت پذیرد در عمل به ایجاد ارزش افزوده اطلاعاتی روی Data Pool پروژه های سازمان میرسه.

متدلوژی محاسبه درصد پیشرفت پروژه در EVM اصلی ترین مفهومیه که صحت یافته های مثل این تحلیلا رو تضمین می کنه.

روشای سنتی متداولی که جهت محاسبات پیشرفت فیزیکی فعالیتهای پروژه و بالتبع پرداختای قراردادی استفاده می شه اینجا کاربردی نخواد داشت پس جهت به کار گیری راه ارزش حاصله پروژه در سازمان، می باید روش های محاسباتی و کنترلی پروژه ها بر مبنای این روش مهندسی دوباره گردند.

جریان اطلاعاتی بیشتر سازمانا در مورد پروسهای مالی، به خصوص امور مالی پروژه ها معمولا Real Time نیس بدین معنا که تراکنشای مالی انجام شده با تاخیر وقتی قابل توجه ای به واحدای کنترلی پروژه ها اطلاع رسانی می شه . پس جمع آوری اطلاعات در این مورد از معضلات پروسه برنامه ریزی و کنترل پروژه در شرکتا هستش.

این مسئله باعث می شه تا کارایی داده های ورودی تحلیل EV روی وضعیت پروژه تنزیل یافته و خروجی تحلیل از صحت و سقم پایین تری بهره مند شه.

پروسه کنترلی پروژه ای به دلیل برخورداری از محدودیتای خاص(از جمله محدودیتای وقتی) معمولا در ایجاد رابطه پویا با فرآیندای کنترلی جاری سازمان(مانند پروسه های کنترل مالی) تا حدی که باید موفق نیستن . البته روشای کامل سازی جریانای

اطلاعاتی سازمانی مانند ERP و وسایل اون (به طور مثال نرم افزار SAP) این توانایی رو بوجود آورده ان تا تراکنش اطلاعات در سازمان از کارایی لازم بهره مند شه.

حتما بخونین: طوفان فکری آنلاین و ویژگی های اون

تعریف ارزش کسب شده(EV)

(Earned Value Project Management  (EVPM؛ یکی اساسی ترین تکنیکای کنترل هزینه س و روشی واسه اندازه گیری و آزمایش پیشرفت واقعی پروژه براساس کار انجام شده، زمان گذشته و هزینه ها هستش.

این روش کمک می کنه که تا با مقایسه برنامه اولیه و پیشرفت واقعی اندازه بهره وری پروژه مورد آزمایش قرار گیرد. با جفت و جور تصویری انگار از وضعیت پروژه و محاسبه ی مقدار ارزش بدست اومده، می توان برنامه اولیه رو با وضعیت واقعی انجام امور مقایسه کرد و به آزمایش روشن تری از روند پیشرفت پروژه دست یافت.

نام ارزش کسب شده به وجود اومده بوسیله این تفکره که هر قلم قابل تحویلی از پروژه یه می گن و زمانیکه اون قلم مورد نظر (value) هزینه بر نامه ریزی شده ای داره که به اون ارزش تکمیل شده و به وقوع ملحق شه، ارزش اون در پروژه حاصل خواهد شدکه به اون “ارزش کسب شده” می گن .

ویژگیای اساسی از اجرای هر EVM

تحلیل متدولوژی EV راه استاندارد صنعتیه واسه :

۱-   اندازه گیری پیشرفت پروژه

۲-   نشون دادن تکامل وقتی و هزینه پروژه

۳-    راهیه واسه ثابت نگه داشتن انحراف معیارهای هزینه و  پروژه

اجرا EVM واسه پروژه های بزرگ و پیچیده شامل خیلی از ویژگیای بیشتر، از جمله شاخصا و پیش بینی از کارکرد هزینه (بیشتر از بودجه و یا در بودجه) و کارکرد برنامه (در پشت برنامه و یا جلوتر از برنامه) به درد بخوره.  با این حال، اساسی ترین شرط سیستم EVM بررسی پیشرفت اون  با به کار گیری PV و EVه.(۳)

محدودیتای EVM

۱٫ سبک وزنی و هزینه زیاد بعضی از پروژه ها نشون دهنده نبود سازگاری با استانداردهاه.

۲٫ EVM هیچ گونه پیش بینی واسه اندازه گیری کیفیت پروژه نداره.

۳٫ رقابت در ایجاد یا کشف محور اجرا تندوتیز از اصلEVM .

۴٫ دسترسی به یه سری از اطلاعات درست و به موقع هزینه های واقعی رو میشه سخت ترین جنبه از EVM دونست.

اصول EVMP

EVMP سه نوع اطلاعات رو با هم مقایسه می‏کنه:

PV: مقدار کاری که برنامه ­ریزی شدهPlanned Value

AC: مقدار پولی که هزینه شده (به دلار یا ساعت) – هزینه واقعی یا Actual Cost

EV: ارزش کار انجام شده (طبق بودجه منبع به دلار یا ساعت) – ارزش افزوده یا Earned Value

در این متدولوژی همیشه در طول پروژه PV و AC با ارزش افزوده مقایسه می­شن. یعنی با کم کردن اونا از ارزش افزوده یا پیدا کردن نسبت اونا شاخصای کارکرد واریانسا رو بدست بیاریم.

این شاخصا از مهمترین فاکتورهای فوت وفن EVMP هستن و به کار گیری اونا واسه تحلیل وضعیت پروژه و پیش بینی اون لازمه.

با به کار گیری این دو شاخص اصلی و دیگه شاخصا میشه در هر لحظه وضعیت پروژه رو از نظر زمان بندی و هزینه کنترل و یا پیش بینی کرد.

یکی از مشکلات اجرای EVMP اینه که میگن هزینه اجرای اون زیاده و فقط واسه سازمانای دولتی مثل وزارت دفاع مناسبه.

اما با اجرای درست اون و اصلاحاتی که در اون صورت میگیره، سود حاصل از اون بیشتر از هزینه اون می‏شه.

حتما بخونین: چهار روش اساسی مدیران امروز؛ نتیجه نظرسنجی از ۱۲۰۰ مدیرعامل موفق

امتیازات اجرا EVM

۱٫      به کار گیری یه واحد ثابت اندازه گیری در تجزیه وتحلیل ارزش کسب شده: در این فوت وفن واسه محاسبه اندازه پیشرفت پروژه از نظر هزینه و زمانبندی از یه واحد ثابت مالی( ریالی/دلاری ) استفاده می شه که محاسبات رو آسون کردن بخشیده و کار کنترل رو راحت می کنه و واسه کنترل زمان و هزینه به یه زبون مشترک دست پیدا می کنیم.

۲٫      ارزش کسب شده به عنوان یه فوت وفن و وسیله برابر جهت اندازه گیری پیشرفت: این فوت وفن به عنوان یه فوت وفن برابر در اندازه گیری پیشرفت پروژه های مرکب استفاده میشن ، مثلا اگه دو پروژه ای همزمان شروع شده باشن ولی وجود تعریف شده واسه دو پروژه فرق داشته باشه ، میشه با این فوت وفن دو پروژه رو بطور برابر مورد آزمایش قرار داده و پیشرفت هرکدوم رو نسبت به دیگری سبک و سنگین کرد.

۳٫      ارزش کسب شده تکنیکی چند منظوره: این فوت وفن می تونه اندازه پیشرفت پروژه رو از جهات جور واجور یعنی هزینه ، زمان و محدوده پروژه بطور همزمان و ترکیبی نشون بده که این قضیه در منحنیا و جداول مقایسه ای برنامه ای و وا قعی بخوبی مشخص هستش .

۴٫     ارزش کسب شده تکنیکی بسیار دقیق در محاسبات پیشرفت: با به کار گیری این فوت وفن در هرزمانی از اجرای پروژه میشه مغایرتای زمان و هزینه رو نسبت به برنامه از پیش تعیین شده با واحدهای بسیار کوچیک محاسبه و گزارش کرد .

۵٫   اختصاص CCNsای جور واجور واسه تیم پروژه می تونه به مدیر پروژه یه نگاه سریع در کارکرد از هر تیم رو بده. تیمای مجازی رو میشه از نزدیک موفق و جوابگو واسه اقدامات اصلاحی به عنوان ابزاری واسه بهبود ارتباطات دونست و این منتهی به روابط محکم تری با طرفداران و همکارانه.

۶٫    با به کار گیری پیش بینی یافته های پایانی پروژه ارزش به دست اومده ، EVM اخطار دهنده اولیه س واسه پروژه هایی که نیاز به اقدام اصلاحی دارن.

۷٫   با به کار گیری EVM واسه پشتیبانی از مدیریت موثر و موثر میشه از یافته های EVM پروژه های زیاد واسه راحتی در اراده کردن مدیریت بالا استفاده کرد.

۸٫  با به کار گیری EVM به مدیران اجازه میده تا درسایی درباره زمان محلی در بسته شدن یه پروژه به مدیران تیم خود بدن تا این مدیران در پروژه های مشابه در آینده ساعت و بودجه کمتری در منطقه ای خاص بکار برده و از اون ساعت در جای دیگری از برنامه استفاده کنن.

۹٫   سریعترین نمایانگر روند، مسائل و مشکلات پروژه.

۱۰٫  تصویری دقیق از وضعیت پروژه رو نشون میده.

۱۱٫  پایه اقدامات اصلاحیه.

۱۲٫  هزینه های نهائی پروژه رو پیش بینی می کنه.

۱۳٫  ا هداف مشترک و دو جانبه تأمین کنندگان و مشتریان پروژه رو برآورد می سازه. (۴)

حتما بخونین: طرح کار و کاسبی یا business plan

بررسی شاخصای EV

BCWS) Budgeted Cost of Work Scheduled کل بودجه های لازم واسه کل پکیجای کاری برنامه ریزی شده، جهت اتمام کار  تو یه دوره وقتی  مشخص.

ACWP) Actual Cost of Work Performedهزینهای واقعی صرف شده جهت تکمیل  کارای اجرایی تو یه دوره وقتی مشخص؛ واسه مقایسه متعادل، ACWP فقط واسه کار انجام شده ثبت می شه تا در برابر کارایی که BCWP اونا هم گزارش شده، موجود باشه.

(BCWP) Budgeted Cost of Work Performed: کل بودجه های لازم واسه پکیجای کاری تکمیل شده و اجزای کامل شده پکیج (بسته) های کاری تموم نشده.

گزارش کلی: SV) Schedule Variance =(BCWP – BCWS) انحراف زمانبندی، با ارزش دلار بیان شده و از برتری “مقدار کاری که باید در دوره وقتی داده شده، تکمیل شه” و ” کاری که واقعاً با همون بودجه تعیین شده به انجام رسیده”، حاصل می شه.

اصطلاحات تکمیلی: ((CV) Cost Variance = (BCWP–ACWP: CV ارزش حقیقی(به واحد دلار)، هزینه های بالاسری(overrunning) و غیر بالاسری (under running)(در صورت وجود) رو نسبت به هزینه برآورد شده اولیه، نشون میده.

استفاده شاخصای EV در Lifecycle پروژه ها

شاخصای EV در چرخه عمر پروژه های سازمان می تونن با پردازش داده های پروژه ای در هر مرحله و ایجاد ارزش افزوده اطلاعاتی، بهره وری زیادی در جریان اطلاعاتی سیستم اجرایی پروژه های سازمان بوجود بیارن.

چیزی که مهمه، رابطه دوطرفه بخش های کلی درگیر در پروژه های یه سازمان پروژه محوره . اما جهت درک بهتر اون چیزی که میشه از تحلیل ارزش حاصله در پروژه ها بدست آورد، چند پروژه در حال اجرا مثلا بررسی و بعضی از خروجیای مثل این گزارشات مورد تحلیل قرار میگیره. (۲)

مفاهیم اولیه روش ارزش بدست اومده با ترسیم نمودار S بخوبی روشن می شن. با مقایسه پارامترهای فوق در نمودار  S به راه موثری می توان روند پیشرفت پروژه رو بررسی کرد.

در این روش یه بودجه واسه پروژه در نظر گرفته می شه، بعد هزینه های اون کنترل می شه. یا این که بودجه به هفته، ماه و یا سال شکسته می شه و هربار مقدار واقعی هزینه با بودجه در نظر گرفته شده مقایسه شه.

حتما بخونین: شکل های جور واجور مدلای تجارت الکترونیک

اینجوری یه منحنی بودجه بدست میاد. اگه پروژه برابر با زمانبندی جلو رفته باشه، منحنی هزینه ها، اطلاعات لازم در مورد وضعیت بودجه رو نشون میده. اما اگه پروژه از زمانبندی عقبتر باشه, مدیر پروژه نمی‏تونه وضعیت پروژه رو از نمودار درک کنه و بیان وضعیت واقعی با اعداد نشدنی هستش.

وقتی پروژه ای بسیار بزرگ یا پیچیده باشه، نمی‏ توان فهمید که کدوم یکی از اجزای پروژه در انحراف منحنی سهم داشتن. EVPM  یکی از راه هاییه که زمانبندی و هزینه رو به هم ربط میده وآنها رو به صورتی ارائه می کنه که تحلیل مدیریت روی اون آسون باشه. در واقع EVPM  یه تصویر کامل از کارکرد و کارایی هزینه و زمان بندی رو می‏دهد.

 

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *